Este es un problema muy común en todas las empresas porque en todas existen documentos en diferentes formatos y por lo general en un sinfín de carpetas, sin embargo, este cumulo de información para todos los casos es importante y al mismo tiempo uno de los mayores dolores de cabeza y a esto se le suma el hecho que no siempre se sabe si se está usando el formato correcto.
¿Qué debemos tomar en cuenta?
La importancia
La Clasificación
La Utilidad
La Privacidad
La Norma
LA IMPORTANCIA
¿Es importante conservar ese archivo? ¿De que forma me afecta si lo pierdo? ¿lo necesito realmente para algo?
No estaría mal decir, que dentro de toda la documentación existen 3 clases de archivos:
Lo importante: aquello que se debe guardar si o si por algún motivo
Lo temporal: documentos de trabajo en curso
Los Desperdicios: aquello que no se puede explicar concretamente porqué se conserva ni para qué sirve.
El problema es que, en general, en una empresa no organizada, al menos el 90% de su información es temporal o un desperdicio y en una empresa organizada ese porcentaje variaría entre un 25% y 50%.
La razón de esto recae en que los archivos son guardados de acuerdo al interés personal, por ende, los desperdicios en general son:
Información Duplicada: es normal hallar el mismo archivo con diferentes nombres, en diferentes lugares
Dificultad para su localización: a veces entre tantas carpetas y personas se hace difícil su localización por eso se hacen más copias.
Incapacidad de entendimiento del contenido: cada carpeta suele ser adaptada para el uso de 1 persona, pero ¿Qué sucede cuando esa persona ya no pertenece más a la empresa?
Un gran desperdicio está directamente relacionado a una mala organización o un inadecuado uso de la información sumado al costo extra que genera mantenerlo. La principal consecuencia que esto trae es una demora considerable en realizar algunas las tareas. Esta demora es menor cuando los datos son recientes y aumenta a medida que el tiempo va pasando.
Un ejemplo claro es cuando se desvincula un personal y luego se tarda, días, semanas o años en entender que hacía y donde estaba la información importante. Como resultado se tendrá varias carpetas (o cajas) eternas con el nombre de dichas personas que lo más probable es que nunca se usen o, si se lo hace, no se tiene la capacidad para entender bien lo que hay.
La solución recae en dejar el carácter personal de la información para ubicarla en el contexto de la necesidad de toda la empresa, preferentemente, conservando solo de manera personal los documentos de trabajo en uso y los que se considere necesario guardar una copia (que tengan una relativa importancia para obtener o justificar la información importante guardada de manera global)
Si se desvincula a un personal, pero la información importante que manejaba estaba compartida de manera grupal quedando en sus carpetas solo sus documentos de trabajo temporales y/o desperdicios no seria necesario el costo de analizar la información que poseían, por ende, continuar con sus actividades sería más rápido y sencillo.
CLASIFICACIÓN
¿Para qué Sirve? ¿A quién le sirve? ¿Qué área la usa? ¿Qué tipo de datos contiene? ¿Qué trabajos se realizan con ellos? Etc.
El método es muy sencillo y consiste en ordenar los archivos en carpetas según su clasificación cuales variarán según la actividad de la propia organización y de sus procesos.
Posibles Clasificaciones de una Tienda de Ropa
Proceso Ventas: Estilo de ropa, Tipo de ropa, Sexo, Edad, Temporada y Marca
Proceso Contable: Facturas, Impuestos, Cajas, Liquidaciones, Gastos
Proceso Compras: Acuerdos, Método de pago, Tiempos de entrega, Costos de Envíos
No existe un método ideal de clasificación de la información debido a que existen varias formas de ordenarlas y todas son válidas para ponerlas en carpetas, sin embargo, este mismo comportamiento de la información a traído la aparición de las “etiquetas” como una forma complementaria para su clasificación.
Veamos un ejemplo: una base de datos clasifica a las personas con el apellido, nombre y luego el oficio. Sus archivos en cambio están ordenados por:
* Primer letra de apellido
** Primer Letra de Primer Nombre
*** Oficio
Sin embargo, si quisiera tener el archivo de todos los Carpinteros que se llamen Andres tendría que:
a) Revisar una por una todas las carpetas
b) Realizar una búsqueda con esos criterios
c) o Si tuviera etiquetas llamaría a “Andres” + “Carpintero”
Windows recién está experimentando con este método de usar etiquetas, pero recientemente hemos encontrado esta aplicación: TagSpaces que permite agregar dichas etiquetas a los archivos.
LA UTILIDAD
¿Cuál programa usamos y para qué?
Existen un sinfín de aplicaciones y varían mucho según la actividad dada y en muchos casos terminan siendo elegidos por un gusto personal sin embargo para las actividades “normales” podemos definir una serie de patrones.
Al momento de elegir un programa para realizar una tarea se debe ser consciente del objetivo.
* Editores de Texto: (Siendo los más conocidos Word de Microsoft y Documentos de Google)
La función principal de estos es crear un texto al cual se le puede dar una linda apariencia, incluye herramientas de corrección de ortografía. Adicionalmente también se pueden realizar tablas sin calculo. Adicional: Realizar correspondencia: textos predefinidos a los cuales se les puede alterar determinados elementos (ejemplo: cartas, diplomas, tarjetas de eventos, etc)
* Planillas de Calculo: (Siendo los más conocidos Excel de Microsoft y Hoja de cálculo de Google)
La función principal es realizar tablas y su principal fuerte es la gran cantidad de cálculos que se pueden hacer gracias a la gran cantidad de funciones que vienen incorporadas. Un detalle extra: también trabaja con texto, esto es muy útil para general formatos específicos para importar y exportar en aplicaciones de venta, bancos e impuestos.
Una ventaja: se puede pre-armar tablas para realizar cálculos muy complejos y bloquear las celdas "sensibles" para que no se toquen. EsCalidad puede brindarte dicho servicio si lo necesitas. Un Dato curioso: se puede enviar whatsapp desde estas planillas.
La desventaja es que es muy fácil afectar o romper esos cálculos y son pocas las personas que saben hacerlo.
* Base de Datos: (Siendo los más conocidos los ERP pagos, sin embargo, el Access del paquete Office es lo mismo) – Un ejemplo es el Tango Gestión.
La función principal es realizar pequeños programas (con o sin cálculos) automatizados y su principal fuerte es que es muy bueno relacionando información de diferentes tipos. Es decir, si un dato se modifica, se modificará en todos los lugares donde se mencionó (en Excel eso no pasa).
Una ventaja: es muy difícil “romperlo” ya que, de manera normal, no se tiene acceso a los cálculos También puede enviar Whatsapp
Una desventaja: armar estos mini programas es más difícil y suele llevar más tiempo. Modelos Armados de estos programas son PAGOS. Los complejos son recomendables comprárselos a alguien especializado, para algo simple, EsCalidad puede brindarte dicho servicio si lo necesitas.
* PDF:
Estos no son propiamente programas sino son archivos que no se pueden modificar. Su principal uso es brindar documentos confiables que no se pueden alterar. Por lo general estos documentos no se hacen, sino “se imprimen”.
* El TXT:
Texto sin formato. SueleN ser muy usados en las paginas para importar o exportar datos debido a que está presente en todas las máquinas y en todas funciona exactamente de la misma manera.
LA PRIVACIDAD o NIVEL DE ACCESO
¿Quién lo debe usar? ¿Por qué? ¿Qué tan importante es la información? ¿es necesario que todos la vean?
No toda la información es para todos y hay que tener mucho cuidado con eso. Hay cosas que son mas sensibles que otras y que pueden ser mal usadas fuera de su contexto o que simplemente pueden afectar negativamente a los objetivos de la organización por lo cual es normal la creación de diferentes niveles de acceso según la responsabilidad y el proceso que se ocupa.
No tiene sentido que un chico de la limpieza pueda acceder a la parte legal de una organización, pero si habría relevancia en que la parte contable acceda a ciertos datos del área de compras, sobre todo aquellos que afectan a la contabilidad.
BAJO NINGÚN CONCEPTO SE DEBE ESTABLECER CONTRASEÑAS EN LOS ARCHIVOS. No existen documentos personales, todo le pertenece a la organización por eso en caso que sea necesario los superiores deben estar SI O SI INFORMADOS.
LA NORMA
¿CÓMO SE RELACIONA ESTO CON LA UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD?
La norma ISO 9001.2015 especifica:
4.4.2 En la medida en que sea necesario, la organización debe:
a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos;
b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado
Existen en la norma un montón de menciones que se deben documentar sin embargo todo se resume en documentar “lo que se hace”, “por qué se lo hace” y en “los interesados”.
CONCLUSIÓN
Volviendo al inicio: tenemos Word, Excel, Pdf, Access, ERP, Fotos, Videos… ¿Qué hago?
Olvidarse del Concepto: Personal a. Todo lo personal estará destinado a considerarse un desperdicio, sin embargo, está bien que exista, es más cada uno debe tenerlo, sin embargo debe estar separado de lo importante y de los documentos de trabajo. b. La información debe estar agrupada por lo general según el Proceso o la posición que ocupa en ellos.
Utilidad: a. Si se adquiere un Sistema considerar opiniones de los mas afectados (pueden acerté ahorrar bastante plata) y, muy importante, considerar los métodos de unión con las partes no abarcadas por el sistema. ** Darle mucha importancia a la capacidad del servicio de atención que te puedan dar (por si falta algo, si tienen que cambiar cosas o si se pensó agregar toda una parte más). A la larga suele ser muy importante este servicio. b. El resultado siempre debe ser el de mayor utilidad c. Se debe tomar en cuenta a proveedores y clientes del proceso al momento de realizar el material. d. Importante, si es necesario, se deben establecer métodos de conversión. ** Exportar o importar grandes listas a Excel suele ser muy práctico y beneficioso y la fortaleza de estos programas es la suma de Excel + ERP (si estas importaciones no son necesarias mejor, pero no suele ser el caso)
Clasificar: a. Especificar el Niveles de acceso. ** Existen programas de manejo de documentación donde contemplan los niveles de acceso, en el caso de adquirir uno considerar las etiquetas. ** La alternativa es usar carpetas compartidas. b. Identificar el proceso / procedimientos en los cuales se aplica c. Diferenciar lo importante y lo temporal. d. Clasificarlo según características propias (considerar las etiquetas)
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