Si perteneces a una empresa (sea dueño o empleado) que se desenvuelve en un país con una economía de incertidumbre sabrás que las posiciones más reconocidas son: los que venden y los que hacen contabilidad. ¿Por qué? Porque son ellos quienes “mueven el dinero”. Uno promueve el ingreso el otro controla la salida. ¿Y lo del medio? Se considera prácticamente un gasto.
En este contexto la Administración es muy cuestionada, no solo por ocupar parte de ese lugar intermedio (es decir no genera plata) sino también que suele ser vista como aquellos que “frenan” el ingreso del mismo.
Cada empresa adapta la palabra “administración” para sus propios objetivos, el rol que suele ocupar es de control, asistencia y resolución de conflictos.
“Todo error o anormalidad (salvo excepción técnica o especial propia del sector) DEBE ser capturado, informado y tratado por el área y en caso que no sucede a tiempo, suele ser Grave.”
Un error habitual, es confundir Administración con DataEntry o Auxiliar Contable
Y el problema está justamente ahí:
Por un lado, se exige que se tenga un control preciso y que no se les escape nada.
Por otro lado, se critica por ser un obstaculizador o limitador del flujo de dinero.
Si hay mucho control no hay Flujo. Si hay mucho flujo no hay control. Si se espera mucho flujo y control no hay personal (porque es un gasto).
Esta dicotomía entre el flujo y el control es lo que lleva a que la Administración sea mal vista y mal apreciada.
UN NUEVO INICIO
El desafío de la administración radica en la conversión de su esencia, romper su dicotomía (flujo/control) para ocupar un rol totalmente distinto: ser extensiones y potenciadores de los objetivos que los lideres que representan.
Para poder desarrollar el tema dividiremos el tema en las siguientes partes:
El rol de los Directivos y que esperar de la nueva Administración
La conversión de control a potenciación
Dificultades a superar
Conclusión
Anexo: Cómo se conformaría la nueva Administración
1. El rol de los Directivos y que esperar de la nueva Administración
El primer punto a resolver, con respecto a los directivos, es definir objetivos claros a seguir
Al menos una vez al año, porque las necesidades y circunstancias de las empresas van cambiando, hay que sentarse con los directivos y preguntar explícitamente:
1. ¿Qué entienden y esperan de la misma como proceso? “No se puede pretender un cambio o mejora si no sabes que se espera de ti”
El objetivo de esta pregunta es reafirmar la identidad del sector, su importancia y si realmente vale la pena la conversión.
Recordar que:
Cada empresa adapta la palabra “administración” para sus propios objetivos
La respuesta general tendría a ser la misma: control, asistencia y resolución de conflictos, sin embargo, últimamente las empresas esperan o pretenden un rol más comercial, es decir, que generen dinero.
Es importante aquí, que se anote y escriba (indicando fecha y hora) lo indicado por los directivos. Recordar que este modelo se presenta en una economía de incertidumbre donde el contexto presenta un continuo cambio.
2. ¿Qué objetivos tiene la empresa y como puede hacer el sector para contribuir? (en lo posible sería ideal la identificación de objetivos a largo y corto plazo) “No se puede potenciar algo, si no sabes en qué dirección ir”
En el caso que ya existe conversación previa de este asunto, se debe hacer seguimiento de lo sucedido en el tiempo previo para poder realizar una evaluación y, en caso necesario, ajustes.
El objetivo de esta pregunta es integración/actualización de objetivos.
Es importante aquí, que se anote y escriba (indicando fecha y hora) lo indicado por los directivos. (Recordar la la economía de incertidumbre, esto puede parecer repetitivo pero su continua mención refuerza el contexto)
3. Informar con datos precisos, los resultados del último periodo y informar lo que espera y pretende en el próximo periodo. (Es importante que esto se ajuste a los puntos 1 y 2 mencionados recién)
“Los objetivos de la empresa son tan importantes que deberían estar enmarcados en todas las oficinas y en un lugar que llame la atención, puesto que todo debe girar alrededor de ello”
“De la misma manera, lo es importante el objetivo del sector”
Qué se debe esperar de la nueva Administración
Se añade como anexo un modelo propuesto de como se debería conformar la nueva administración para que pueda enfocarse en las expectativas de la dirección y sus cambios producto de la Economía de Incertidumbre.
Como es un nuevo inicio para la Administración no solo hay que cambiar la forma de funcionar de la misma, sino que también hay que cambiar la percepción de lo que se espera de ella y eso no solo incluye a la Dirección sino también a todo el resto de las actividades.
El nuevo lugar que ocupará es: “ser extensiones y potenciadores de los objetivos de los lideres que representan. La Administración General: Comunica, Controla y Estandariza.”
Para la Administración los objetivos serán todo, su mandamiento, su guía y su dirección. Por ello hay que ser muy francos y precisos al respecto, como también sus acciones y recursos deben medirse de acuerdo al impacto y urgencia que tienen para lograrlo.
• Desde la Dirección se debe esperar, en pocas palabras, que la administración pueda comunicar, organizar y realizar seguimiento de lo que espera de la empresa.
Es la naturaleza de todo líder de empresa buscar cosas como el crecimiento, expansión, afianzamiento y desarrollo. Y para poder enfocarse en dichos aspectos se necesita tener quien te “administre” lo ya escrito y mantenga su esencia (objetivo) desde la parte más alta hasta sus cimientos.
A través de la implementación de objetivos, urgencias y prioridades la dirección determina que espera de la administración, sus plazos y su orientación.
• Desde los procesos de Apoyo (por ejemplo RRHH), se debe esperar un aliado con el cual unir sus esfuerzos para cumplir los objetivos dados. Debe haber mucha ayuda y colaboración entre ambas partes puesto que en su esencia se desprenden de el mismo origen cual es ser un soporte para la dirección (y sus objetivos).
• Desde la propia Administración General se debe esperar colaboración y asistencia, no hay que enfocarse mucho en actividades individuales sino más bien en roles multitareas. Tener muy definidos los responsables y quienes son los apoyos. La organización flexible es la clave y nunca deben olvidarse las cosas siempre se pueden realizar mejor, pero antes de realizar un cambio deben verificar los resultados.
• Desde la propia Administración Sectorial (Sector propuesto en el Anexo, es la parte administrativa de cada sector) se debe esperar colaboración y asistencia. Debe haber un trabajo en conjunto para agilizar las tareas y que se le provea las herramientas adecuadas. Sin embargo, también debe esperar cierta exigencia para lograr un sistema homogéneo priorizando el objetivo global frente a las preferencias personales.
• Desde los Procesos (ligados a la satisfacción del cliente) se debe esperar un trabajo en conjunto para fortalecer las actividades y generar mejor ánimo. El punto crucial es el equilibrio, el entendimiento y la movilización de recursos cuando sean necesarios. Generalmente de ellos se espera que Administración agilice lo que sea necesario para trabajar mejor.
2. La conversión de control a potenciación
El seno de la conversión que debe realizar la Administración para pasar de la dicotomía flujo-control hacia la potenciación como se ha mencionado es la objetivación de su actividad.
Imagínese lo siguiente (desde un punto de vista como si fuese el dueño/s):
• Con lo que hay ¿Cómo podría controlar y organizar la empresa para que de lo mejor de sí?
• Sin hacer grandes cambios ¿Qué hacer para potenciar resultados?
• Tengo estos papeles. ¿Qué tengo que presentar y de qué forma lo debo hacer para que sea lo más rápido posible?
Este tipo de preguntas no implican que se tome la carga de llevar la empresa a cuestas, tampoco que se asuma una autoridad que seguramente no se posee, sino tienen el objetivo de ser disparadores de lo que posiblemente se espera de la Administración.
No cometer el error de crear un control excesivo, ni demasiado flojo. Eso iría en contra de usted “como dueño”. La solución no es el equilibrio sino, dar un paso al costado y pensar (y preguntar): ¿De qué manera se puede hacer para que de el máximo resultado posible (dentro de los límites de autonomía y recursos que se tiene)?
La potenciación no exige un gran cambio en la actividad, sino más bien, un gran cambio en la mentalidad
Adicionalmente, para lograrlo, es requisito, que cada colaborador, de la Administración, se centre tanto en su tarea como en las que afecta (y es afectado), trabajando en conjunto y evitando individualidades.
El potenciamiento indica también el desarrollo continuo de posibles mejoras y apertura de nuevas posibilidades, por ende, los colaboradores tienen que estar muy abiertos a las nuevas ideas. No quiere decir que se tenga que cambiar todo el tiempo sin ninguna clase de orden, pero si implica que se debe estar abiertos a la implementación de cambios que mejoren su rendimiento.
Importante: Prestar atención a la estandarización (eso incluye la documentación), pero ojo, a menos que lo amerite, evitar crear sistemas cerrados y priorizar sistemas flexibles que se retroalimenten de manera continua.
En conclusión: para la potenciación, el principal cambio es el enfoque con que se realizan las tareas. Sin embargo, debe ser una estrategia que parta desde el líder de la administración y se extienda sobre todos los colaboradores. La misma debe ser anunciada (dicho explícitamente) y hacerle seguimiento (periódicamente debe haber una revisión verificando si se cumple o no).
3. Dificultades a superar
Como todo proceso donde se trate con estrategias y comportamientos, la principal dificultas es la resistencia al cambio de los mismos colaboradores.
• Contexto y Situación: los países en economía de incertidumbre se caracterizan por cambio continuo en el contexto y de su situación, como empresa. Esto es algo que siempre se debe tener presente y adecuarse a ello.
o También es una de las primeras cosas en olvidarse.
• El orgullo: hay que transformar el orgullo individual a un orgullo grupal. El accionar individual si debe valorarse, pero además de eso, se debe valorar el grupo y su influencia en el grupo (enfocado en lo laboral).
• La comunicación: es muy importante la comunicación, el seguimiento y cuando sí o no ser flexibles. Sobre todo, en las entradas y salidas (ese suele ser un gran cuello de botella a superar).
o Ojo, no se refiere a la sociabilidad.
• La tarea: los colaboradores deben asignarse a roles y no a tareas. Eso les da un sentido más amplio de trabajo y los ubica mejor en el contexto.
o Cuando una persona solo se enfoca en una tarea, lo vuelve ciego a lo que pasa a su alrededor, se vuelve rígida y cómoda. Su objetividad (respecto a la empresa) se pierde.
• La estandarización: muchos colaboradores están tan enfocados en “su forma” de hacer las cosas que evitan y rehúyen la estandarización, sin embargo, la estandarización no debe ser rígida (a menos que a si se lo necesite), pero si efectiva. Los colaboradores, quieran o no, deben flexibilizarse hacia a la efectividad (coherente) evitando su individualidad (excesiva).
o Estandarizar no significa hacer un manual de cada cosa. Una estandarización excesiva siempre es contraproducente.
o Una estandarización puede ser solo definiendo el orden de las tareas, tiempos y objetivos y urgencias. A veces lo sencillo es lo mejor.
o IMPORTANTE: nunca ir en contra o obstaculizando los objetivos de la empresa.
• Sentimentalismo: este tema es un tabú en las empresas pero es algo que debe erradicarse pero SI es importante que se tome en cuenta el ambiente de trabajo. Es decir, como es un trabajo importa más que el grupo trabaje bien para la empresa que los problemas individuales que pretenden solo una justificación por incumplir un trabajo (y con ello generando una carga sobre sus compañeros). Para solucionar este tema es importante la formación de buenos lideres, que sepan cortar y atacar rápidamente eso antes que tome importancia pero que sean flexibles cuando sea necesario. Se propone el uso de la herramienta liderazgo situacional.
• Informes y Seguimiento: todo colaborador debe mostrar e informar su accionar “de alguna manera”. Sea por medidores de efectividad grupal, individual o por medio de informes continuos (diarios, semanales o mensuales).
o Y el líder debe hacer seguimiento de ello parta evaluar su accionar con el enfoque de: ayudar, mejorar, instruir o potenciar lo que haga falta.
4. Conclusión
En definitiva, podemos decir que el cambio que debe realizar la administración para enfrentar a los continuos cambios que sufre las empresas es principalmente un cambio de enfoque. Tienen que dejar de ser una “entidad independiente” para ser una “extensión de lideres” (o, dicho de una forma distinta, ser secretarios, pero con fines de orden y control de la empresa y como tal debe estar atento a sus cambios de humores (según el contexto) y situaciones que se le presenta).
Esto puede parecer más fácil decirlo que hacerlo. Sin embargo, es solo cuestión de organizarse, enfocarse y flexibilizarse. Si los recursos no existen, concentrarse en lo urgente informando las posibles consecuencias, adaptándose y/o agendándolas para cuando lo importante supere lo urgente.
Es muy importante que se arme una estructura flexible y lista para cambios que permita sostener la empresa, evitando excesivos recambios y anteponiéndose a la mayor cantidad de eventualidades que se presenten.
Autor: Sirtori Gustavo 11-2021
Anexo: Cómo se conformaría la nueva Administración
Si bien, los directivos son quienes dirigen la empresa, la Administración (junto a otras actividades de apoyo como por ejemplo: RRHH) suele tener la autonomía de dirigir, organizar y estructurar los datos que se pueden controlar.
Por otra parte, todos los sectores también poseen, en mayor o menor medida, tareas Administrativas que deben ser desarrolladas para un correcto desempeño (la única excepción a esto podría ser la Dirección). Estas tareas, suelen ser el nexo que poseen con el resto de los sectores y, por lo general, suelen ser el punto más sensible y donde se suelen presentar la mayoría de los problemas debido a que el responsable de dicho sector suele estar más atento a su tarea que a sus tareas de índole administrativas. Por ejemplo: a un salón de venta le importa más la venta que las Facturas.
Con lo dicho, se entiende a la Administración como un área compuesta, que transciende su sector a las diferentes áreas con el fin de lograr un avance general de la empresa.
Podemos nombrar dos tipos de Administración: la General y la Sectorial, cada una se enfoca en diferentes aspectos, siendo la Sectorial la primera en surgir y la General aparece después de que la empresa consiga un tamaño donde la Dirección necesite delegar estas actividades.
La Administración General: Comunica, Controla y Estandariza. Además de esto es la fuerza que conduce y guía la Calidad de Servicio del accionar de la empresa.
o Comunica: lleva la información de un lado a otro, organizándola, traduciéndola y distribuyéndola si fuese necesario.
§ Organizándola: En general hacia un sector superior en informes o resúmenes.
§ Traduciéndola: desglose de tareas frente a un requerimiento externo o de dirección.
§ Distribuyéndola: traspaso de información necesaria para cada sector proveniente de otros sectores (incluidos administración y dirección) pero que necesitan ser tratada al funcionamiento de cada actividad.
o Controla: efectividad y productividad.
§ Efectividad: Eficacia y Eficiencia. Estas dos palabras engloban las acciones que se deben realizar para que se consiga la meta o resultado y para que se usen los recursos adecuadamente.
§ Productividad: Mide la relación entre lo que se tiene y lo que logra
§ Nota: estas tareas pueden ser en parte absorbidas por la Dirección o redirigidas a otro sector, como por ejemplo un jefe de área, sin embargo, no dejan de ser tareas Administrativas y en general solo se da de manera parcial.
o Estandariza: un área sistematizada funciona mejor, y debe ser:
§ Flexible en el tiempo: para adecuarse a los cambios
§ Correlativo: a los procesos con los cuales se relaciona.
§ Objetivo: debe orientarse a los objetivos de la empresa y debe evitar que se centren en si mismas.
§ Evaluado y Seguido: no solo se debe controlar los resultados sino realizar el seguimiento de que se esté realizando de la manera estandarizada en el tiempo.
§ Mejorado: debe estar abierto a realizarle mejoras para acortar tiempos, conseguir mejores resultados o abrir nuevas oportunidades.
La Administración Sectorial: Traduce y Transforma. Además de esto es la fuerza visible de Calidad de Servicio en el accionar de la empresa.
o Traduce: la actividad del sector en datos que pueden ser analizados, seguidos y controlados.
o Transforma: datos iniciales en Finales tras una gestión o tratamiento del sector.
Hay sectores, que deberían reevaluarse para quedar bajo del ala de la administración, para que así cada lugar pueda enfocarse en lo que sus objetivos especifiquen.
La Administración Sectorial debe tomar en cuenta que su accionar influye mucho en los otros sectores que utilizan la información que esta provee. Por ende, debe mantener un equilibrio entre rapidez (para realizar bien su trabajo) y correlatividad (para que los datos sean convenientes de usar para los que lo necesitan).
Es muy importante el trabajo conjunto Administración-Dirección o Administración-Sector, según corresponda, debido a que la primera (Administración) deberá actuar como una extensión de la segunda (Dirección o Sector), de allí viene la importancia de estar plenamente adecuada a los objetivos de la Dirección y Sector, tanto presentes como futuros, ya que la misma debe ser la base donde se anticipan todas las acciones.
MANEJO DE LA INFORMACION
(A continuación se profundiza el tema concentrándose en los detalles, se resalta en negrita o cursiva lo importante separándolo de los detalles)
Para el correcto desempeño de las tareas en el manejo de la información se propone un modelo que simplifica y ordena su distribución.
El modelo está basado en 4 canales de comunicación que tiene por el fin de organizar la información para una mejor respuesta conjunta y facilitar el seguimiento. Este implica tener canales de comunicación conjuntos, bien definidos y con propósitos específicos (sean por mail, planillas, whatsapp, etc.).
Cada mensaje tiene que estar bien especificado a quien se dirige (responsable) y quienes podrían verse comprometido o deben colaborar (colaboradores), luego iría el mensaje y si lo amerita el objetivo. El objetivo es más importante que el mensaje ya que las situaciones que se presenten podrían anular o volver obsoleto el contenido del mensaje debido a que lo contradeciría.
MODELO: “RESPONSABLE” – “COLABORADORES” – “MENSAJE” – “OBJETIVOS” (OPCIONAL)
Ejemplo: 10/10/2021 Local 15 – Administración – Prepararse para inaugurar el local el 15/10/2021 – Tiene que estar en plena marcha un mes antes de navidad.
* Esto significa que si bien el local es quien debe tener listo todo para la apertura, la administración también debe ser participe y tener lista su parte, sin embargo, deben tomar en cuenta la festividad que se acerca estando atentos de la formación de los empleados para que sean capaces de manejar dicha situación.
* Adicionalmente a esto: El depósito, que no está mencionado, al estar presente en el canal, debe responder y prepararse para la demanda de productos para esa fecha. No recibe orden especifica, pero el objetivo es lo importante y su accionar, en este ejemplo, lo involucraría.
Salvo casos muy particulares, donde la información distribuida es sensible, es preferible evitar canales directos (persona a persona) donde no existan registros ni se pueda realizar seguimiento.
Canal de Dirección: indica ordenes que corresponden a la autoridad dada, “Quién dice qué y cómo hacer”. Esta autoridad es generalmente representada por el organigrama.
o Modelo de mensaje: “RESPONSABLE” – “COLABORADORES” – “ORDEN”
o Preferentemente Email, evitar Whatsapp, sin embargo, existen aplicaciones intermedias que podrían ser de utilidad (slack, discord, etc.)
Canal de Datos: se refiere a la información “respaldada por algún documento” que se suele manejar
o Puede ser Resumida: informes, resúmenes, resultados, etc.
o O cruda: ventas individuales, remitos, facturas, asistencias, etc.
o Preferentemente si se tiene un sistema, se debe usar el sistema, sino depende de la finalidad, sin embargo, hay que usar lo mínimo necesario, evitar volver complicada las cosas.
Canal de Control: indica información de estado o alertas programas frente a determinadas situaciones.
o Preferentemente Whatsapp, o algún método rápido, este es un canal de alertas, evitar mezclarlo con cualquier otra cosa.
Canal de Datos Rápidos: se refiere a información “no respaldada” y/o comunicaciones informales, suelen ser agiles, pero carecen de credibilidad o legitimidad.
o Cualquier método es válido, en ningún caso es recomendable, en caso de usarlo debe ser estandarizado, priorizando el orden (dentro de la rapidez viable). Evitar comodidades que rompan la estandarización.
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